【TechTarget中国原创】Email已经成为最重要的业务沟通和协作工具之一。据IDC介绍，在过去的五年，电子邮件数量增加了一倍，电子邮件数量超过了400亿。此外，预计在未来五年内，该数量将会以每年18%的幅度继续增长。

　　对于一般的电子邮件使用者来说，每天多于30%的时间花在创建、组织、阅读和回复电子邮件上。这导致了信息超载，从而妨碍了企业的生产效率和竞争优势的提高。因此，作为用于提高生产效率的工具，电子邮件正受使用者越来越多的指责。

　　另一个问题是垃圾邮件，在一些没有采取适当防护措施的企业，垃圾邮件甚至占邮件总量的20%之多。尽管垃圾邮件处理起来不需要很长时间，通常用户每天只需花大约十分钟的时间来删除这些邮件，但一年下来，企业还是会在一个用户身上耗资大约1250美元。

　　不过，最大的、还尚未解决的问题是对电子邮件礼仪的普遍缺乏及其对生产效率的影响。我们之中有多少人的名字曾被复制到与我们无关的电子邮件或邀请函上，或者说有多少人曾收到过无聊的邮件？又有多少人要浪费时间来澄清某些电子邮件的内容，或是来解决那些由书写不当或言行粗鲁的邮件引发的问题？

　　邮件礼仪策略可以减少垃圾邮件的数量，促进交流与协作，减少日益增长的、由于滥用媒介而引发的事情。这里有一些最常见的礼仪问题，如果处理的当，就可促进成本节省。

　　全部回复——当用户写电子邮件或制作会议邀请函时，往往写太多的收件人，有时候甚至是整个工作组或者所有同事。根据最新的案例研究，对员工进行培训，促使其更多地注意邮件的分发可以有助于排除10%的日常收件量。对一个拥有1000人的公司来说，这项措施每天可以减少5700封邮件，如果按每封邮件需要3分钟的阅读和处理时间来算，每天就可以节约285个小时，每年就是超过35个的全时日（FTEs）；总体来看，可以将生产效率提高3.5%，每年从每个员工身上可能减少1800美元的劳动力成本损失。

　　不够明确和得体——由于有些邮件写的不够清晰，阅读者会花费很多时间破解其原意，或者发后续邮件去询问或澄清。更糟糕的是，某些违反职业道德的邮件所涵盖的内容是作者根本不可能和对方当面去说的。用词或结构不当、语法不当、或是含有不恰当业务语言的邮件浪费了大量宝贵时间。

　　电子邮件内容上的改进可以平均降低其10%到20%的时间——估计每天可以提高每人17到34分钟的生产力。用一年的时间来衡量，这相当于多利用35到70名员工所产生的效益——总体上可以将生产效率提高3.5%到7%。这就可以帮助每名电子邮件用户每年收回2100到4100美元的生产力损失。

　　1.不要慌张 很多用户已经意识到了这个问题。他们将信息超载视为面临的最大压力之一。一个在减少和改进电子邮件方面有明显效果的系统方法可以在吸引电子邮件用户注意力上发挥强有力的作用。一些贸然的执行措施像发送更多关于电子邮件礼仪的电子邮件、制定一些新的政策和程序、增加技术限制（减少电子邮件存储空间的分配、限制文件大小、禁止个人通信）等一系列措施都无法改变这一状况，也不能实现既定的目标。这些措施实际上是趋向于把复杂的问题简单化了。

　　2 控制所有权 电子邮件所遇到的主要问题是缺乏一个关于如何高效利用该技术的所有权机制。电子邮件只是一个企业的应用软件，往往也是一个默认的交流和协作平台。通常的综合管理是否为其负责？对于员工来说其用户手册在哪？人力资源部是否为其负责？我们是否已采取措施使每个工人明白如何利用他们工作日的这30%到40%（以及私人时间——晚上、周末及假期）？

　　IT组织可以促进电子邮件行为的改善。IT是电子邮件技术的管理者，因此可以扩大对其用户行为的影响。当然了，这对IT本身也有许多益处，具体来说包括对存储、归档、合规性及诉讼问题的促进和改善。

　　3.使用团队协作方法 集体环境下的个人行为是很难被修正的。员工们一般会自然地凝聚成团队，无论是永久或是临时。大多数交流和沟通都是在集体态势下被实施的。如果通过团队内部监督和影响来交流思想、开发最优方法、以及相互引导，我们就可以在改善团队行为方面获得真正的进展。

　　4.依靠培训，而不是技术。每个知识工人都了解许多技术功能，甚至许多尚未被利用。加入更多技术来对其进行引导或制约、或是来改变其行为的努力耗资巨大却没有意义。相反，大多数用户会从介绍和支持目前已投入使用技术的培训项目中大大受益。

　　改善电子邮件礼仪对于促进成本节约和生产率提高来说是一个潜在的领域。如果这一最佳做法执行得当，可以平均减少10%的电子邮件总量，也可以提高邮件质量。它还可以节省10%到20%的处理时间，将总的生产率提高7%到10.5%，使每名雇员每年少浪费4100到6000美元的生产力。