中国80%－90%的企业都是中小型企业，从IT应用历史来看不足10年的居多，从应用规模来看普遍少于1000台电脑。在多样化的管理软件选择之中，协同软件不失为一种非常好的选择。那么如何更好地上协同软件项目呢？

　　可能提到协同软件，大部分中小企业的CIO会觉得这是大型企业才会考虑的项目，理由当然很多了，什么人员素质低、计算机不熟悉、管理相对混乱等等。其实这是对协同软件与中小企业的价值缺乏正确的认识。

　　协同软件的必要性表现为三个点：

　　第一、中小企业普遍信息化建设相对滞后，大部分所谓的信息化仅仅实现了财务或业务等部门的局部信息化，因此在管理过程中，非结构化信息比结构化信息的比重大很多，而管理非结构化信息正好是协同软件的优势。

　　第二、协同软件的工作流管理正好可以帮助中小企业的管理风格和组织行为方式从混乱状态通过流程化、模板化和透明化走向规范，辅助提高企业的管理水平和管理实效。
　　
　　第三、协同软件应用范围大，使得企业中绝大多数人都可以使用，并且由于高易用性和高性价比，使得上协同软件的风险大大低于ERP等复杂的系统，因此协同软件非常适合信息化应用水平相对低下的企业，事实上协同软件正扮演着全员信息化第一台阶的使命。
如果即将选择实施协同软件，那么要注意以下三点问题。

　　首先，要确定项目方式，究竟是选择项目化定制开发还是标准化产品，这是一个很关键的问题，对绝大多数中小企业而言，由于项目型定制开发需要高素质的专业人员进行需求分析，资金投入大，实施周期长，因此风险非常大，而标准化产品不失为最佳的选择，市场上协同软件产品日益成熟，相对项目型开发实施周期非常短，并且可以通过持续的升级对用户单位的IT投资进行保值和增值。

　　当选择了协同软件后，CIO也不要幻想10天8天就能全面改变办公面貌。一定要作阶段性规划。阶段性规划的要点在于对企业的现状充分评估，充分预计软件对于企业的具体应用价值和改变原有习惯的挑战，合理地划分多个阶段，设定阶段性应用目标，按计划循序渐进逐步达成最终的理想应用。

　　注重应用的经常性和关键性之间的合理平衡，协同软件的功能非常多，有适合个人的，也有帮助与他人之间达成合作的，还有信息发布类、互动讨论类的。大多数CIO在这个问题上都陷入了传统OA的误区，谈协同办公必谈公文处理，甚至把公文处理作为项目最重要的目标，公文虽然是企业管理中最关键的信息，其产生和处理的过程也确实需要协同软件，但公文处理涉及的人员只是企业中非常少的一部分人，从信息化的角度对全局性影响并不大，在这种重公文轻协作的观念引导下，出现了诸多早期上OA普遍花百万巨资却只有10个人在用的尴尬局面。有经验的CIO会选择那种经常性的应用，特别是群体参与性强的应用作为第一阶段的应用重点，如公告能充分发挥协同软件信息发布范围大、发布快的特点，再如讨论区，这种在现实中需要特定的时空才有可能实现的应用在协同软件上正好是大显神通的地方，一定要通过对全员的参与的共性应用进行引导和推动，才能实现“细雨润物悄无声”式的全员信息化普及。