俗话说人的生命在于运动，这是非常有科学依据的。按中医理论，运动使得经络气血通畅，气血至则肌肉生机勃然，人的身体就显得轻松有劲；气血长期塞滞，则形成硬结，肌肉酸涨，身体不适。
其实套用这个观点来看一个组织，有惊人的相似之处。在任何组织，管理无外乎对人、信息、资金进行管控。而在信息社会中，一个组织的信息流是否顺畅，直接决定了组织的效率和成长性。
与人体构造极其相似的是，组织管理中一个极具挑战性的问题是如何保证信息流的顺畅，不出现或少出现信息阻塞、信息衰减和信息误变。信息在流动过程中出现的问题，最终都无一例外地会在组织完成其使命的过程中暴露出来。
人体可以靠运动来通经活脉，那组织靠什么来维持其生命力呢？协同化的信息系统是一个不错的也可以说是必然的选择。
这里，我们有必要对组织的结构和行为方式进行一下分析。
组织，既有狭义的紧密型组织，也就是某个政府机关、某个企业单位、某个学校；也有广义的松散型组织，如广域的行业协会、联盟和团体；还有按某种业务或任务关联起来的横跨实体组织而产生的虚拟组织，如合作伙伴体系、客户体系等。
任何组织，无论是紧密型组织、松散型组织还是“虚拟”组织，都是为某种目的、职能、作用和使命而存在的，为了达到目的，实现职能，发挥作用，完成使命，组织必须很好地被组织起来。这是一般规律，无论是政府机构，还是事业单位、社会团体，和我们社会经济生活中最常见的组织形式――企业，无一不按相似、相近，甚至是完全相同的规则组织起来。企业在其不同的发展阶段――创立、发展、成熟到衰复――由于其面临的中心任务有很大不同，在企业的管控上会有不同的侧重点。如在创立期，企业要解决的是生存问题，增加收入、减少支出是企业最优先考虑的问题，企业管控主要以人为主；而到了成长期，管理、流程慢慢会成为制约企业发展的重要环节，因此此时的企业领导人和管理者，非常容易接受关于管理的咨询和建议，企业管控是流程与人治并行；而到了成熟期，有忧患意识的企业，会居安思危地在管理上再上台阶，企业管控越来越多地依赖流程和规则；企业到了衰复期，会面临两种命运，或是衰亡，或是凤凰蘖磐、再获新机，这个阶段的企业管控，是延续了在成熟期的模式。然而，无论是在企业发展的哪一个时期，一个组织内，会按照职能分成很多部门，每个部门有会按职能分成很多岗位，而不同的岗位就会具有不同的职责，最后，我们再为不同的岗位配上不同的人。
单纯地站在分析的角度看，我们的部门和岗位设置就很难做到尽善尽美，因为职能的划分、职责的分解难免会出现矛盾，特别是结合部，或是有重复，或是有遗漏。如果再加上人为的因素，信息流经各个节点难免出现问题。这还只是问题的一个方面，如果需要涉及到跨岗位、跨部门、跨组织的协作时，问题就更加突出了。前不久我接触了一个城市的信息办的领导，他告诉我他们在与政府的编制管理部门、法制办一起梳理政府部门的流程，既在情理之中又在意料之外的是，很多跨部门的流程中，有的出现断点――即这个部门办完了，没有明确的流程到协作的另一个部门；有的出现了死循环；还有的只有入口没有出口，一个报告、一项审批只能泥牛入海无消息。
信息社会中，信息的载体丰富多样，但归纳起来也无非就是：口头交流、纸质传递、电子文档（包括电子邮件）。抽取组织中信息处理和流动的基本规律我们可以发现，口头交流虽然是最常见的信息交流方式，但需要作为知识存储的或作为证据保存的正式信息，无法只用口头交流的方式；纸质传递在相当长的时间内，仍然是不可替代的组织信息交流模式，然而，当网络和计算机技术越来越普遍地应用于组织管理中的时候，它的传递之慢、复制之不便，使得它劣势凸现；电子文档（包括电子邮件），对使用网络和计算机的组织成员而言，基本上不可或缺的信息载体，可是，它的信息离散性、与组织行为的脱节，随着其广泛应用，体现的也越来越彻底。
总结企业和组织信息化的经验，信息化要为企业和组织管理解决的几个关键问题是：信息的有效传递、流程的高效执行、结果的充分可验证以及知识的有序积累。具备这样特征的企业管理信息系统，是面向未来的，是有前途的。伴随着计算机和互联网技术的日益成熟，一种将组织中的协作常态固化为软件形态的组织信息处理软件应运而生了，这就是协同软件。协同软件正是具备这样的特质。协同从根本上讲，就是指组织中或跨组织间多人交叉协作地完成多件事情。协同软件就是为协同事件的处理和管理提供高效的IT工具和平台，具有良好的跨部门、跨组织、跨地域性。无论是在中国还是在国外，协同软件都已经成为软件行业里最具成长性的发展分支。
协同软件与传统的组织管理软件不同，它强调解决好组织信息流转过程中的规则流程和非规则流程，这就是在协同领域内大家公认的“二元工作流”。因为在任何组织中，规则流程解决的是管理中与规章制度相关联的流程，而非规则流程解决的则是管理中大量偶发的、围绕组织目标和职能产生的行为，前者占20－30％，后者占70——80％。而且，由于组织是动态的，所以协同软件应该具有极强的灵活性。另外，组织形态千差万别，行业五花八门，优秀的协同软件应该是那种具有广泛适应性的产品。
综上所述，组织的生命在于协同；依赖IT解决好组织的协同，关键在于选择功能强、使用简洁、能适应组织变化的协同软件。