【TechTarget中国原创】每次当出现新的外包业务时，都会伴随着出现一份新的合同。在拟定这样的协议时，我们有必要写进去一些特殊的手续，提供一些比较详细的计划，以确保当有意外发生时你能够安全稳妥地处理。

　　当外包业务开始生效时，事情会更为复杂。尽管许多共用的合同规则仍然适用，但你还得考虑一下当地的风俗和法律标准，并公正地对待在海外的雇员，无论他们身在何处。

　　有必要考虑一下所面临的威胁。

　　根据Forrester研究公司统计，2007年全球花在IT服务和外包业务方面的费用估计在4880亿美元左右，预计在2008年会增加9%。其中，IT外包业务占据了总花费的25%——约为1200亿美元。据Forrester估计，这些公司预计通过外包业务将会节省12%到17%的开支。

　　职业谈判专家Jeff Gordon说，一份外包合同应该包含许多内容，旨在确保外包公司会给你的组织或机构一个好印象。

　　首先，一些约束性的培训条款、业务进程和相关步骤应该写到合同中。

　　“很多公司缺乏一个合理的规划，”Gordon说，“他们没有将步骤和政策落实到书面上，而是期望外包公司会知道该怎么去做”。

　　管理合同的能力

　　管理合同的能力也同样重要，并确保它使你可以在“对方公司无法满足你需求时为顺利过渡到另一种思路或解决方案”，Gordon说。

　　例如，如果你正将IT业务外包到印度，你要确保当听说客户没有得到他们想要的信息时你能有据可循。根据Gordon的观点，一般来说，在合同中应涉及三个方面来说明这个问题。

　　确定需要解决的问题：概述一下解决问题的方式及时间期限，以及如果该问题无法修复将要采取怎样的资金处罚。

　　替换：如果问题无法修复，承担外包业务的公司要拿出详细的备案以实现顺利平稳的过渡，在不影响公司运作的前提下缓和这一问题。

　　终止合作：尽管这是一个大家都不期望的方案，但是在合同中应该留一条后路，以防外包公司不正当履行其义务。

　　Gordon还表示，在合同中划清双方的责任和义务也是相当重要的，当出现问题时每家公司都知道该找谁解决问题。

　　安全方面的考虑

　　Forrester公司分析师Khalid Kark说，安全方面的考虑也应该被写在外包合同首位或靠上的位置。

　　前几年，美国大型公司负责安全工作的要员在向外转移他们的技术时往往会遇到困难，现在“这些负责安全工作的人员正逐渐意识到除其它IT外包能力外的整合安全能力的价值所在”，Kark说。

　　Kark表示，随着外包越来越普遍，Forrester公司发现美国公司在合同安全方面表现出来的能力也越来越成熟。

　　“现在许多外包合同都包含有很强的安全要求，”他说，“这些公司在外包业务、理解安全和风险方面的需求、以及在合同中表达这些想法的能力等方面的成熟让我们很吃惊。”

　　虽然公司的法律顾问在合同的订立和实施上可能会发挥核心作用，“但所有部门都有必要共同努力来应对外包合同中出现的安全和风险问题，”Kark说，“从IT业务到审计，再到安全方案及其它方案的遵从，没有一个单一的实体可以负起责任——你有必要让这些部门彼此呼应、互相协作……这在许多公司中是比较匮乏的。”

　　Kark表示公司经常在遵循与不遵循之间斗争，当然在不同的地方具体情况会有所不同。“尽管供应商声称他们涵盖了客户的所有要求，可在合同中对这些要求进行阐明也是很有必要的，”他说道，“如果你没有阐明，供应商就会按照最低限度去做。”

　　Kark表示现在许多美国公司必须顾及IT业务外包方面的挑战。他还指出，他已经和几个客户谈了这些想法，这些客户曾经和印度公司合作过，但“希望人们能立刻帮助解决问题”，所以将业务外包给墨西哥。如果你的利益与这样的公司挂钩，请务必寻找一个有这方面考虑或是在合同中对此有明确标注的公司。

　　使用恰当的语言来跨越文化的界限

　　对于一个合同来说,使用恰当的语言来跨越文化的界限也是很重要的。Kark表示他和一家声称在全球采取同样政策的公司谈及过这事。然而，在新加坡有40%的安全政策被误解——即使是双语工作人员。

　　还有一个案例，有一家外包业务到印度的公司在要求他们的员工在工作期间佩戴安全肩章时遇到了困难。Kark说，委派护卫员去对此进行检查根本无法改善这种状况，因为“在印度，护卫员实际上是不会询问公司经理的肩章问题的”。

　　Kark说，因此在制定合同时，“你不仅需要对政策进行解释，还要使它变成一个适应当地风俗的本地合同”。

　　他还表示，当有人在公司实施不适当的行为或参与非法活动时，你所制定的合同还应该起到保护你的作用。

　　“印度在这方面是相当不错的，但其它国家恐怕就不会给各公司提供一个同样强有力的法定管辖权，使他们有权拘押那些有过不道德行为的人”，他说，比如说有些公司甚至不允许美国律师在印度工作，“因此当有一些不好情况发生时，你的法律团队需要弄清会产生什么反响，从而被弄的焦头烂额”。

　　Gordon还建议，你应该确保与你签订合同的公司在其经营范围内要有相应的司法保障。此外，在制定这类国家特有的合同时找一个本地的法律顾问也是及其重要的。

　　“在做这件事的过程中，你苦苦追寻的问题答案竟然是关于处理一个标准的美国合同时所要的所有东西，并且会发现这些章节甚至可以适用于外国司法管辖”，Gordon说。

　　针对相关的风险制定相应计划

　　他还补充说，理想的状况是，贵公司在外包合同订立之前很早就针对相关的风险制定相应计划。“外包业务中的风险管理是在为那些你的合同无法涉及甚至是无法接近的事情做准备”，他说，“如果我正确的完成了我的工作，我们就永远不会因制定合同的方式不合理而退出合同”。