【TechTarget中国原创】根据Gartner股份有限公司的“电子邮件魔法象限有效归档，2006”报告，“电子邮件信息存储空间的日益增加，伴随着为规章一致性和法律证据而保留电子邮件纪录的要求，已经创造了电子邮件有效归档工具的市场。”
此外，建立和传播文件的技术的大量使用增大了电子邮件管理的需求，位于加利福尼亚Mountain View的Contoural股份有限公司的总裁和首席执行官Mark Diamond说。该公司是一家致力于电子邮件和记录保留策略的咨询公司。“公司获得的多数资料是电子资料—最新的数字是达到96%，”Diamond说。“且甚至硬拷贝资料通常是电子资料的副本。”
对于涉及到公司里的众多党派的数据保存问题，聪明的CIO会照顾到所有的交叉利益，从法律长官到监督官员，到创造电子邮件信息的部门。麻烦的是，很多公司的解决方法，和管理这些方法的潜在的保存政策，创造的时候没有这样考虑到这些问题。创建邮件归档政策却没有考虑到公司的驱动力，这些驱动力包括一致性，隐私，公司的生产力和法律趋势，会把公司置于危险之中，GlassHouse技术股份有限公司的首要咨询师Dick Benton说。该公司是一家位于麻省Framingham的咨询公司。“保留电子邮件证据，”Benton说。“如果你被诉讼缠身，在法律发现上每封邮件会花费大约5到7美元，且在数百万封邮件发掘证据不是一件容易的事情。”
相反，让法律或监督人员起草这些政策而不去检查同样会是灾难性的。
“有时候CIO刚从萨班斯法中胜诉，且他们最不想做的就是看电子邮件法律诉讼准备事项。”Diamond说。“但他们需要涉及进去是因为她们必须有能力确保政策可以有效实施和执行。”他补充说很多法律人士不需要了解通过技术做到什么，且这样会规定一些说得好听但难以实施的政策。
当涉及创建满足各部门的邮件保留政策时，CIO身兼几职，不用提投入其中的时间和精力：
1.CIO需要促进成本和风险讨论
CIO需要了解的首要事情就是他们不是政策的制定者，Benton说。那时法律和监督者的工作。“CIO需要确保促进关于邮件归档等等的邮件保存的法律的形成。”
当讨论转向成本和评估不同电子邮件保存政策之间的成本风险平衡时，CIO插话。“一些人把邮件保存三年而其他人30天后删除邮件，但决定这个不是的工作，”Benton说。“CIO需要有保存邮件三个月或七年的不同成本的成本模型。”这些数据应该用来在公司的管理部门和法律部门展开讨论，来决定怎么达到成本和风险之间的平衡。
“最后剩下的是风险评估步骤，”Diamond说。“律师和CIO们需要创建关于提议的政策所有花费的成本模型。”
2.CIO不是政策创建者
虽然CIO是管理电子邮件归档的重要贡献者，他们绝不是唯一的主宰。“创建一个好的政策是在IT、法律、监督、和业务方面达到一致的，”Diamond说道。但是CIO的角色是协助者而不是创建者。举个例子，CIO可以提供技术方法来解决一些分歧。这些分歧是生意者由于业务原因想要保留信息，而律师由于法律目的要删除这些信息。
作为首席技术官/首席信息官， 我注意将本垒打/合法通知我那些要求并且与要想出那些正确解决办法履行那些要求的管理者合作"，他说。 "象大多数IT 工程一样， 通过一个这些要求的清楚的定义成功将被驱赶， 选择能用超时改变规章逐步形成的一个灵活的解决办法，以及因为末端是易于使用的无论用户还是管理者的一个解决办法。 "
旧金山的Clickability股份有限公司的CTOJeff Freund展望他在电子邮件归档中的角色是作为一个辅助者而不是创建者。“作为CTO/CIO，我关注人力资源/法律部门给我的通知要求和与我的管理者一起去想出履行这些要求的正确的解决方法，”他说。“正如大部分IT项目，这些要求的明确定义，选择可以随时间的变化规章而变化的灵活的解决方法，和终端使用者及管理者容易使用的方法都可以促使成功。”
规划实际政策的CIO们会把公司置于危险之中，Benton说。“如果CIO卷入建议政策应该是什么样子时，真的危险了，”他说。“想象一下，如果CIO决定保存电子邮件三年，法律证据部门想要邮件保存四年，如果没有法律部门参与制定政策，会发生什么事情。由CIO来负责是不公平的。”
3.CIO应该努力去让政策可执行。
为了创建实际运行的政策，KISS原则应该全面使用。“大部门公司尝试着创建大的，详细的每种类型资料的保存时间表，且要使用者根据时间表来保存信息，”Diamond说。“会发生的是人们仅仅忽略这些。”
一个关键是尽可能自动化，所以CIO不必要依赖员工来执行。另外一个就是创建关于电子邮件需要保存的时间长度和在那段时间里保存所有电子邮件的“高水平保存标志”。
“很多公司只是长时间保存所有的东西，这种情况下，保存三年，”Diamond说。“有的公司保存的时间比他们需要的时间要长，但我们正发现这样更便宜，减少风险且保存时间稍微长点和更容易自动化则更容易完成。”
4.创立一个诉讼进行程序
一个诉讼进行程序允许公司在接到迫近的诉讼通知时，很快停止删除文件记录。“对那些不需要保存文件记录很长时间的公司而言，这个很好，但确保你有一个健全的诉讼进行程序，”Diamond说。“你一接到法院传单，你需要确保所有相关部门的所有相关文件都保存下来了”
创建一个强有力的邮件归档步骤不是不可能的，这仅仅是在CIO的参与下，众多党派之间达到一致意见。“IT和法律部门之间没那么复杂，”Diamond说。“就是把他们协调在一起，这就是挑战。”