在协同管理软件中，有的强调各种通讯工具和沟通手段； 有的看好工作流程管理；有的热情于各种OA工具，如来访登记之类的工具；有的与业务表单的自由定制工具陷入了深深的爱河。面对市场上众多的协同管理软件，企业如何才能选择真正能帮助其管理的软件系统是一项具有挑战性的任务。在此方面，作者发表点观点，共大家参考。

    1、协同管理应帮助谁解决那些管理上的问题？

    如果您经营一个企业，只有几个员工，都在同一办公地点，利用您的聪明才智，即使没有协同管理软件您也能很好的管理好您的队伍、您的企业。

    当您的企业开始爆炸式发展时，当您在国内乃至国外有各式办事机构时，员工和业务开始远离您的身边。您作为企业的老板或高层管理人员，可能希望找到一种方法或途径，帮助您解决或回答下列问题：

    各个分支机构的经营状况如何？整个企业集团运作健康、良好吗？

    对于分散在各个分支机构中的某些关键性事务/业务，其工作进展如何？是否存在问题需要您及时作出指导？

    当前的管理队伍如何？能否适应市场变化？

    管理上，是否在激励团体？整个团队的凝聚力、能力如何？

    中层管理队伍建设如何？在管理上，后继有人吗？

    实质上，协同管理软件应首先服务于企业的高层管理人员，帮助高层管理人员解决现实中的管理问题。亦就是说，协同管理的服务对象首先是高层管理人员。沿用传统的、ERP式的软件制作方法，将各种通讯工具、沟通工具、软件工作流技术等堆积起来的协同系统可能难以满足企业高层管理人员在管理上的需求。

    2、谁是终端用户？如何使用？

    就企业内部而言，协同的用户可分为：

    高层管理人员。制定、下达、跟踪、监督、协助/指导各项业务的进展，特别是对关键性业务/事务处理过程进行跟踪和监督。全面了解企业中层管理队伍的管理现状。

    中层管理人员。具体制定或负责各项工作的进展。做到具体工作落实到每个管理人员身上。各项工作有人负责监督和落实。

    具体工作人员。作为团体中的一个成员，在指定的时间、地点，利用指定的责、权和有限的企业资源，通过协同系统平台，与任务下达者、负责者和同事一起，协同作战，完成指定的任务。

    在强调协同系统应首先服务于高层管理人员的同时，一个好的协同系统应为各级管理人员和具体工作人员提供丰富的协同工具。如工作进展汇报工具，电子邮件、手机短信等通讯工具，有效协作协商平台工具等。

    在选择协同管理软件时，我们会考虑：

    我们不能期望每个管理人员，特别是高层管理人员都会或有时间对着电脑去打字。

    我们不能期望每个管理人员都能熟练地使用电脑。

    高层管理人员是一定要参与管理，并对管理作出监督和指导的。

    我们不能期望企业总是有具备一定程序员素质的人来维护系统的某些关键配置，如复杂的工作流程工具的使用。

    参与协同系统的用户，在电脑使用水平上，可能差异很大。

    因此，简单、易用、尽可能的零培训，又不失功能之强大、功能之完美的协同系统才是真正满足企业需求的协同管理系统。这样的系统能帮助企业更好地做好管理工作，帮助企业将高层管理人员从日常事务中解放出来，有更多的时间考虑企业的战略问题，而不是给企业增添一个软件系统维护的包袱。

   3、围绕什么进行协同？

    协同collaboration在Merriam-Webster字典中被解释为：To work jointly with others or together especially in an intellectual endeavor群策群力，协作工作。

    这里并没有回答：围绕什么进行协作？对于企业来讲，管理人员每天都要处理大量的日常事务（OA任务），销售业务，采购业务，客户服务业务等。对于供销存等企业的核心业务，每一个业务都暗含着“商业逻辑、商业运作规则”。在没有完善的，真正反应业务逻辑和商业规则的业务功能模块的条件下，是难以做到协同的。因为：协同系统尚未将被协同的主题作出妥善处理。因此，欲将供销存、客户关系、供应关系、人力资源等企业核心业务纳入到协同系统中，必须首先部署适合企业运作特点的相应的管理软件系统。简化了的、采用表单自定义形成的业务功能模块是难以反应企业管理特点的，也难以真正的帮助企业进行协同管理的。

    当谈到OA时，我们通常会想到：公文上传下达、公文审批、来访登记、资产借还等功能模块。的确，这些模块是必要的，能帮助普通工作人员更好的做好他们的日常工作。

    当本文作者想到OA时，脑海中第一个念头是：OA系统应首先帮助谁解决管理上的问题？是普通工作人员还是企业的老板、企业的高层管理人员？答案是：OA/协同帮助普通工作人员更好的做好工作，最重要的要服务于企业的老板和高层管理人员。

    除供销存等核心业务外，老板关心企业内部发生的各种日常事务、事务的处理状况。即，一个一般意义上的OA任务管理系统是企业老板和高层管理人员所需要的系统。OA的协同要围绕OA任务进行协同，要为高层管理人员提供业务跟踪、监督、督办、指导、协作、评估等手段。

    4、如何协同？

    Group Collaboration/Groupware 类的协同软件的工作方式大多为：

• 临时地定义一个工作小组
  邀请相关人员进入工作组
  通过 VoIP, Web 留言板，即时短线，手机短信等工具进行协同。

    以工作流为核心的：

• 流程及流程维护
• 表单制作及维护
• 启动工作流，按流程一步一步地作业。
• 围绕OA任务/业务进行协同：

    通过语言描述，附件等形式，详细规定任务的内容、任务的计划安排，指定任务的负责人，小组成员。

    任务负责人：将任务具体分解并安排给每个小组成员（鼓励中层管理人员进行独立工作）。

    在任务的执行过程中，通过各种工具，如：电子邮件、手机短信、WEB、协作区域等，就任务进行协同作业， 按任务下达形成的工作汇报关系和公司内部的上下级关系：下级人员及时向上级主管进行工作汇报；上级管理人员就任务对工作人员的工作进行跟踪、监督、督办、协助、指导。鼓励参与、增强团体能力、避免官僚主义、实现扁平管理。

    管理人员：对任务制定人的任务制定工作、任务的负责人的工作及小组成员的工作进行全面评估。当任务无法按时完成时，对任务制定的恰当性、负责人的工作能力、小组成员的能力等作出合理评估，为未来管理提供科学依据。评估结果可作为绩效考核的依据，评估的目的是：提高团体能、加强中层管理队伍建设，而不是惩罚。

    作者认为：协同OA的核心是围绕任务进行协同。任务必须明确定义，其执行能够被跟踪、监督，能作为改善管理的重要参考资料。在协同作业时，必须按照企业的真实的上下级关系，并在任务协同中明确这种人与人之间的责权关系。

    5、客户利益在那里？

    实施的好，协同OA能帮助企业改善管理。能帮助企业节约成本。以一个有10个分支机构，每个分支机构有10工作人员的集团为例：

    考虑实施协同OA 后，每个工作人员每天少打一个长途电话，每个长途电话0.5元，每年按300个工作日算，每年节约电话成本：10(分支机构)*10(人)*1(个长途电话)*0.5（元）*300（工作日）=15,000元；

    考虑实施协同OA后，每个分支机构每月少出一次差，每次出差3天，食宿费每天400元：10(个分支机构)*3*400* 12(个月)=144,000元；

    除上述成本节省外，围绕任务的协同系统能有效的起到：

    全面了解企业的业务现状

    对关键业务进行及时有效的跟踪、监督、协作、指导

    做到对分散的、远离自己的业务的管理如同发生在眼前一样进行管理

    强化中层管理队伍的建设

    提高集团的整体业务能力等......