增加透明度 发现IT支出问题

日期:2013-1-15作者:MaxTian来源:CIO发展中心

  去年您的公司在IT产品和服务上花了多少钱?最大的开支是什么?每类开支中份额最大的厂商是哪家?这些是一些比较简单、合理的问题,但很多IT管理人员并不能很好地回答。

  这一挑战背后有三种根本的原因:1)IT部门往往无法完全控制IT支出,一些硬件、软件和IT服务由其它部门采购,而且未经过IT部门的同意或批准。2)支出的数据、价格详情和合同信息往往存在于多种数据平台(或某个抽屉里),汇总和分析非常复杂。3)缺乏强有力的支出管理系统,IT支出分析非常耗时,尤其是在前期。

  尽管存在上述挑战,支出管理对改善企业信息技术的投资回报仍有重要意义。透明度的增加可帮助IT实现以下目标:

  ●将IT支出分成不同的子类(例如,数据库软件、服务器硬件和系统集成服务),帮助IT管理者了解详细成本和资源分布情况。

  ●对IT供应商进行分类,让企业能够了解供应商的分散程度,确定哪些供应商在特定类别占主导地位,以及供应商组合是否适当。

  ●分析IT的消费记录、趋势和价格变化,发现导致这些变化的因素。

  ●发现省钱的机会,包括供应商整合、产品或服务的合理组合,消除浪费,获取更好的折扣或实现规模采购。IT部门还可根据这些机会的大小和复杂性,决定首先采取何种措施。

  成功的IT部门会定期分配人力,对IT开支进行分析,发现有问题的IT支出并采取纠正措施。常见的支出问题包括:

  1、供应商过于分散。IT部门在同类型中拥有太多的供应商,影响其通过供应商整合来发挥批量采购的优势。IT管理者需要权衡每个类别中最理想的供应商数量,确定如何对供应商进行整合。80/20法则在这里很适用:如果某类型中80%的开支分布在20%以上供应商身上,就可能存在供应商分散的问题。

  2、单一来源垄断。与供应商分散相反,某个类型的开支集中于一个供应商,也不是最佳选择,尽管有时这是必须或不可避免的(如电子邮件或ERP系统)。通常每类供应商至少应包括2-3家,以确保有价格上的竞争力,以及供应商的高质量服务。

  3、订单增长过快的供应商。IT支出分析可发现近期订单增长很快的供应商。这些供应商应该为客户的忠诚度和大量的采购提供更好折扣,一方面这可能是合同现有的条款;另一方面,供应商会希望通过规模效益,建立更密切的客户关系。如果没有获得新折扣,或大量采购时的单位成本不变,IT部门就要考虑重新协商合同条款。

  4、各部门分别采购。这种情况经常出现在较大的企业中,多个部门都有权购买IT产品和服务。这些机构经常出现各行其是的情况,最典型的情况是以不同的价格,从同一供应商购买相同产品或服务。供应商往往很乐于看到这种情况。

  5、管理不良的维护费。IT维护费经常被称为"不断送出的礼物",很容易浪费IT费用。IT厂商常见的做法是降低投标产品价格以获得更高的维护费,这会导致更高的总拥有成本。此外,需要维护的IT资产越多,资产的利用率就越低,为不必要的闲置资产支付的维护费就越高。如果不能正确地了解IT资产和相关的维护费用,会导致IT效率严重降低。

  6、过多的"临时"资源。短期顾问和合同员工很有价值,既满足了短期项目的技能需求,又填补了未来全职雇员的缺口。然而,从长远来看这些"临时"资源可能比较昂贵:首先其服务费通常高于全职员工,其次,临时资源存在的时间越长,了解的内部知识越多,就越难于取代。明智的做法是不断评估哪些资源应该保留,哪些应该更换或转为内部员工。

  启动IT支出管理需要一些前期的时间和资源投入。如果企业已经拥有完善的管理系统,那么相关成本会降低。无论如何,发现上述问题值得我们做出这些努力,可以有效改善信息技术的投资回报。

微信公众号

TechTarget微信公众号二维码

TechTarget

官方微博

TechTarget中国官方微博二维码

TechTarget中国

评论
查看更多评论

敬请读者发表评论,本站保留删除与本文无关和不雅评论的权力。

IT支出与预算>更多

相关推荐

  • Gartner预计2016年全球IT支出将增长0.6%

    全球领先的信息技术研究和顾问公司Gartner预计2016年的全球IT支出总额将达到3.54万亿美元,相比2015年的3.52万亿美元仅增长0.6%。自Gartner开始追踪IT支出以来,2015年的IT支出跌幅最大。

  • Gartner报告:2015企业级软件市场或后劲不足

    根据Gartner的预测显示:2015年,企业级软件市场方面,支出将稳步增长至3350亿美元,与2014年相比增长5.5%,低于2014年5.8%的增长率。

  • Gartner:2014年IT支出将显著增长

    根据Gartner的预测,得力于业务部门在数字营销方面的投入,2014年全球IT支出的投入将增长3.2%,较去年2.5%的增长率有小幅上涨。

  • IDC调降全球IT开支预期

    IDC称,由于美国政府压缩开支以及全球经济波动影响了业界信心,今年的全球IT开支增幅将从去年的5.6%下降到4.9%。而在此前不久,IDC还预计今年全球IT开支增幅将达到5.5%。

技术手册>更多

  • 敏捷方法详解

    敏捷方法强调迭代的软件设计和开发,它可以让团队在经常性的间隔中发布软件功能。敏捷方法和传统的瀑布模式不同。传统的瀑布模式包括提前整理所有的需求,并在最后发布完成后的软件应用。在业务变化的时候,有些公司已经从瀑布模式转到了敏捷,因为敏捷具有灵活的流程和在开发周期中不断改善产品的能力。本系列敏捷方法常见问题涉及敏捷方法的不同类型,可以采用的工具以及在架构项目中如何运用敏捷。

  • CIO如何利用桌面虚拟化

    虚拟化是把昂贵的计算机资源的利用最大化的方式,它起源于20世纪60年代。早期的桌面虚拟化完全把操作系统从个人电脑上分离出去,把它放在数据中心,只给用户留下输入和显示功能。最新的桌面虚拟化版本,充分利用虚拟化电脑的力量处理大部分进程。在这本技术手册中,将为您从企业CIO的角度介绍桌面虚拟化,例如桌面虚拟化的成本节约体现在哪些方面、桌面虚拟化成本节约的争议以及桌面虚拟化给企业和CIO带来的利益等。

  • 移动服务管理指南

    在《移动服务管理指南》技术手册中,TechTarget的专家研究了设备管理、电子邮件、企业应用和手持设备技术等的管理服务。此外,本手册中还提供了一系列服务管理的最佳实践。

  • 移动和无线应用开发方法小引

    移动设备的广泛使用改变了企业的业务模式和经营行为,而经营模式和行为的改变需要更多的移动应用的支持。因此,开发大量适合企业需要的移动应用的需求也越来越迫切。本技术手册将介绍移动应用开发,并详细分析了黑莓平台的上应用开发。

TechTarget

最新资源
  • 安全
  • 数据库
  • 虚拟化
  • 数据中心
  • 云计算
  • 商务智能