增加透明度 发现IT支出问题

日期:2013-1-15作者:MaxTian来源:CIO发展中心

  去年您的公司在IT产品和服务上花了多少钱?最大的开支是什么?每类开支中份额最大的厂商是哪家?这些是一些比较简单、合理的问题,但很多IT管理人员并不能很好地回答。

  这一挑战背后有三种根本的原因:1)IT部门往往无法完全控制IT支出,一些硬件、软件和IT服务由其它部门采购,而且未经过IT部门的同意或批准。2)支出的数据、价格详情和合同信息往往存在于多种数据平台(或某个抽屉里),汇总和分析非常复杂。3)缺乏强有力的支出管理系统,IT支出分析非常耗时,尤其是在前期。

  尽管存在上述挑战,支出管理对改善企业信息技术的投资回报仍有重要意义。透明度的增加可帮助IT实现以下目标:

  ●将IT支出分成不同的子类(例如,数据库软件、服务器硬件和系统集成服务),帮助IT管理者了解详细成本和资源分布情况。

  ●对IT供应商进行分类,让企业能够了解供应商的分散程度,确定哪些供应商在特定类别占主导地位,以及供应商组合是否适当。

  ●分析IT的消费记录、趋势和价格变化,发现导致这些变化的因素。

  ●发现省钱的机会,包括供应商整合、产品或服务的合理组合,消除浪费,获取更好的折扣或实现规模采购。IT部门还可根据这些机会的大小和复杂性,决定首先采取何种措施。

  成功的IT部门会定期分配人力,对IT开支进行分析,发现有问题的IT支出并采取纠正措施。常见的支出问题包括:

  1、供应商过于分散。IT部门在同类型中拥有太多的供应商,影响其通过供应商整合来发挥批量采购的优势。IT管理者需要权衡每个类别中最理想的供应商数量,确定如何对供应商进行整合。80/20法则在这里很适用:如果某类型中80%的开支分布在20%以上供应商身上,就可能存在供应商分散的问题。

  2、单一来源垄断。与供应商分散相反,某个类型的开支集中于一个供应商,也不是最佳选择,尽管有时这是必须或不可避免的(如电子邮件或ERP系统)。通常每类供应商至少应包括2-3家,以确保有价格上的竞争力,以及供应商的高质量服务。

  3、订单增长过快的供应商。IT支出分析可发现近期订单增长很快的供应商。这些供应商应该为客户的忠诚度和大量的采购提供更好折扣,一方面这可能是合同现有的条款;另一方面,供应商会希望通过规模效益,建立更密切的客户关系。如果没有获得新折扣,或大量采购时的单位成本不变,IT部门就要考虑重新协商合同条款。

  4、各部门分别采购。这种情况经常出现在较大的企业中,多个部门都有权购买IT产品和服务。这些机构经常出现各行其是的情况,最典型的情况是以不同的价格,从同一供应商购买相同产品或服务。供应商往往很乐于看到这种情况。

  5、管理不良的维护费。IT维护费经常被称为"不断送出的礼物",很容易浪费IT费用。IT厂商常见的做法是降低投标产品价格以获得更高的维护费,这会导致更高的总拥有成本。此外,需要维护的IT资产越多,资产的利用率就越低,为不必要的闲置资产支付的维护费就越高。如果不能正确地了解IT资产和相关的维护费用,会导致IT效率严重降低。

  6、过多的"临时"资源。短期顾问和合同员工很有价值,既满足了短期项目的技能需求,又填补了未来全职雇员的缺口。然而,从长远来看这些"临时"资源可能比较昂贵:首先其服务费通常高于全职员工,其次,临时资源存在的时间越长,了解的内部知识越多,就越难于取代。明智的做法是不断评估哪些资源应该保留,哪些应该更换或转为内部员工。

  启动IT支出管理需要一些前期的时间和资源投入。如果企业已经拥有完善的管理系统,那么相关成本会降低。无论如何,发现上述问题值得我们做出这些努力,可以有效改善信息技术的投资回报。

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